12 reguli de care să ţii cont atunci când trimiţi un e-mail

De când scrisorile s-au transformat într-o specie pe cale de dispariție (dar nu și protejată), ne-am obișnuit să comunicăm pe e-mail. E simplu: scrii ce ai de scris, dai send și gata, mesajul tău a ajuns la destinatar. Asta este tot? Ei bine, ca orice canal de comunicare, și e-mailul are regulile sale de politețe pentru ca lucrurile să meargă bine pentru toată lumea implicată. Iată care sunt acestea:

1. Completați întodeauna subiectul e-mailului. Sintetizați în câteva cuvinte subiectul emailului și completați conștiincios câmpul respectiv. De subiectul e-mailului depinde de multe ori rapiditatea cu care este citit sau, în cazul în care destinatarul nu vă cunoaște personal, dacă va fi sau nu deschis. În plus, îl faceți mult mai ușor de găsit în căsuța de e-mail a celui care îl primește.

2. Acordați atenție sporită ortografiei și formulărilor. Recitiți e-mailul înainte de a da send pentru a vă asigura că nu există greșeli de gramatică. Vă mai amintiți cât de mult se muncea la o scrisoare? Ei bine, chiar dacă e-mailul este mai rapid, aceasta nu înseamnă că trebuie scris în grabă. Scrieți o ciornă, recitiți și de-abia după aceea dați send. Dacă vi se pare complicat, gândiți-vă că datorită tehnologiei trecerea de la “ciornă” la “curat” nu se mai face cu stiloul.

3. Folosiți formule de salut. Regulile de politețe simple nu trebuie omise în comunicarea prin e-mail. Absența unor formule de salut ca “Bună ziua!”, “Mulțumesc”, “O zi ușoară!” denotă lipsa de politețe și de profesionalism a celui care trimite e-mailul.

4. Acordați atenție felului în care arată mailul. Este important ca e-mailul pe care îl trimiteți să fie ușor de citit. Folosiți același tip de caractere (ca formă, dimensiune, culoare) în tot e-mailul, aliniați paragrafele și spațiați-le corespunzător (mai ales atunci când scrieți un e-mail lung).

5. Nu scrieți niciodată numai cu majuscule sau numai cu litere mici. Literele mari echivalează în comunicarea scrisă cu țipetele din comunicarea verbală. În plus, un text scris numai cu majuscule este greu de citit. Tot ilizibil este și un text scris numai cu litere mici, așa că respectați regulile de gramatică ale limbii române și începeți frazele și propozițiile cu litere mari și continuați cu litere mici.

6. Evitați abrevierile și emoticonurile. Nu toată lumea este familiară cu abrevierile importate din limba engleză sau cu emoticonurile apărute destul de recent în comunicarea scrisă. Încercați să exprimați clar prin cuvinte ceea ce vreți să transmiteți.

7. Evitați glumele în scris. Pentru că e-mailul nu transmite tonul vocii sau expresia facială din clipa în care faceți o glumă sau spuneți o ironie, aveți șanse ca intențiile voastre să fie interpetate greșit. Așa că păstrați glumele pentru întâlnirile față în față.

8. Nu folosiți adresele colegilor de serviciu sau ale partenerilor de afaceri pentru a le trimite glume sau emailuri în lanț. Riscați să fiți percepuți ca neprofesionaliști.

9. Verificați întotdeauna adresa destinatarului. Nimeni nu își dorește ca un e-mail furios sau, din contră, foarte prietenos, trimis soțului, să ajungă în căsuța unui coleg de serviciu. Așa că verifcați cu atenție înainte de a apăsa send.

10. Nu atașați fișiere foarte mari, cu excepția cazurilor în care cel căruia i le trimiteți le-a solicitat sau a fost anunțat de sosirea lor. Riscați să blocați căsuța de e-mail sau computerul destinatarului. De asemenea, asigurați-vă că fișierele atașate sunt corect denumite și că cel căruia îi sunt destinate are un program cu care le poate deschide.

11. Setați-vă o semnătură care să apară automat la sfârșitul emailurilor pe care le expediați. Ideal ar fi ca, la sfârșitul e-mailurilor pe care le trimiteți, să apară numele vostru și numele companiei la care lucrați, sau, dacă nu este vorba de e-mailuri trimise în interes de serviciu, datele de contact la care puteți fi găsit.

12. Verificați-vă clientul de mail și asigurați-vă ca la expeditor să vă apară numele, nu adresa de e-mail și în niciun caz un loc gol.

 

Există vreo regulă în comunicarea pe e-mail care vi se pare importantă și pe care noi nu am pomenit-o mai sus?

DISTRIBUIȚI
Intră în conversație